Datorföreningen vid Lunds Universitet och Tekniska Högskola

Protokoll fört vid Datorföreningens styrelsemöte den 12 januari 1999

Närvarande:

Christoffer Sjökvist (ordförande) <lynxx>

Tomas Gradin (kassör) <tg>

Peter Svensson (systemansvarig) <petersv>

Björn Aspernäs (sekreterare) <boussh>

Filip Strandqvist (informationsansvarig) <silip>

Peter Andersson (revisor) <pa>

§1. OFMÖ

Ordföranden förklarade mötet öppnat.

§2. Val av mötessekreterare

Till mötessekreterare valdes boussh.

§3. Val av justerare och tid för justering

Till justerare valdes silip och petersv, och senaste tid för justering fastställdes till 1999-01-20.

§4. Fastställande av ny sekreterare

Den dåvarande 1. suppleang boussh tillfrågades, och han accepterade. Sålunda fastställdes boussh som ny sekreterare 1999.

§5. Dagordning för extra medlemsmöte 990202

Efter lite diskussion beslöt styrelsen att inte ha extra medlemsmöte 990202, utan flytta det till ett senare tillfälle.

§6. Bokföring.

Tg redogjorde för bokföringens status:

Det fattades vid tiden för mötet ett OCR-kvitto och 3 PG-lappar.

57 exploggar fattas. 56 av dessa finns dock inlagda hos murre.

Personer med konstigt personligt saldo gentemot föreningen behöver inte vara oroliga. Det stämmer antagligen mot kvitton från tidigare år.

Bokföringsarbetet konstaterades hålla tidsplanen, och revisorerna kommer att få den färdiga bokföringen i god tid.

§7. Ekonomiska rutiner.

Tg redogjorde för sina förslag för nya ekonomiska rutiner.

Endast styrelsemedlemmar ska redovisa sina kvitton för kassören, inga andra. Systemgruppen ska administrera sina kvitton genom den systemansvarige, som i sin tur redovisar för kassören.

Tg ska fixa standardiserade A4-papper så att redovisningen underlättas

Alla kvitton över 500 kr ska attesteras av sekreteraren efter kontroll mot styrelse-protokoll.

Styrelsen beslöt att skapa ett konto som ska vara till för att underlätta små transaktioner till exempelvis medlemmar via Internetbank.

Styrelsebeslut ska krävas för att överföra pengar till kontot. Styrelsen beslöt att ändra reglerna för transaktionskontot (984.879.194 – 4) så att detta konto blir det som beskrivs ovan. För att uppnå detta ska transaktionskontot öppnas så att det räcker med en person för att göra uttag. Vidare beslöt styrelsen att flytta över medel från transaktionskontot till systemkontot (984.913.103 – 3) så att det blir 10000 kronor (plus lite ören) på det, som systemgruppen får disponera. Då blir det ca 7000 kronor över på transaktionskontot.

För att maximera ränte-inkomster skall postgirokontot försöka hållas på en låg nivå.

Styrelsen beslöt att Systemgruppens inköp attesteras av Systemansvarige om Systemgrupps-protokoll finns. Om sådant ej finns, så ska inköpet attesteras av kassören.

Styrelsens inköp attesteras av sekreteraren om Styrelseprotokoll finns. Om sådant ej finns, så ska inköpet attesteras av kassören.

Systemgruppens checkar ska flyttas över till den nya systemansvarige Peter Svensson

§8. Administrativa rutiner.

Tg redogjorde för sina förslag på nya administrativa rutiner.

Rutiner styrelsen beslöt att anta:

Sekreteraren hämtar posten varje dag, kollar igenom den, diarieför den, attesterar om det behövs

Posten ska diarieföras i en pärm.

Sekreteraren ska också kolla sitt eget postfack i styrelserummet, ifall någon vill attestera nånting.

Kassören ska ha alla ekonomiska papper, tg finns att nå via sitt postfack i styrelserummet, men den kommer han inte att tömma regelbundet. Om det är viktigt finns han att nå på sitt jobb på Aran/Ideon.

Kassören ska bestämma hur de nya personliga exploggarna ser ut, och sekreteraren ska sedan göra exploggar till alla som ska expa.

De som ska expa är i praktiken styrelsen, men eftersom alla inte kan, så är det följande personer:

jokke, tg, petersv, boussh, cb, micke

Styrelsen beslöt att ge vice ordföranden jokke uppdraget att göra en exp-lista.

När man har expat, så ska man skriva ett kort mail till kassören (tg) så han kan hålla en liten meta-logg.

Sekreteraren ska upprätta ett register över alla nycklar, och vilka som har dem. Detta register ska innefatta hurtsnycklar, kassakåpsnycklar och nycklar till biblioteksskåpet.

Styrelsen, systemgruppen, och eventuella frivilliga expare ska ha hurtsnyckel.

Styrelsen ska ha kassaskåpsnyckel.

Styrelsen beslöt vidare att Tomas Gradin undersöker en eventuell flytt av hemvists-bankkontor till Malmö. Styrelsen ger honom rätt att flytta det om han finner det lämpligt.

§9. Tid för storstädning och diskussion

En tid kommer att mailas ut senare, och styrelsen siktar på att ha städningen innan mitten av februari.

Styrelsen beslöt att systemgruppen ska titta igenom utrustningen och bestämma vad som ska sparas, säljas eller skrotas – samt att sedan göra sig av med det som ska bort.

§10. Systemgenomgång och diskussion.

Petersv redogjorde för systemgruppens planer, och systemets status.

Det stora problemet är brist på pengar.

Den stora planen för året är att förbättra säkerheten.

Lynxx poängterade att det var viktigt att få aktiva medlemmar, detta bland annat genom att:

Få ett fungerande utskrifts-system i terminalrummet.

Bättre och snabbare datorer.

Rimlig temperaturhållning i terminalrummet på somrarna.

Slutsatsen i diskussionen var att alla dyrare inköp, såsom nya datorer, kylaggregat, utskrifter etc. beror till stor del på huruvida det finns möjlighet till sponsring.

§11. Övrigt.

Tg redogjorde för film-visningen Star Trek Insurrection.

Det skulle kosta oss 6000 kronor för 100 biljetter

Styrelsen beslöt att tg ska avtala med SF och arrangera det i slutet av mars, runt vecka 11.

Styrelsen beslöt att ge lynxx uppdrag att arrangera skiftesmiddag i februari, vecka 6. (lördag 13 feb). De inbjudna är gamla och nya styrelsen, gamla och nya systemgruppen, gamla och nya revisorer.

§12. Undertecknande av kvittens för nätverksanslutning till ldc.

Petersv redogjorde för de nya reglerna från ldc.

Kortfattat: Om nån gör nåt dumt från vårt nät, och vi inte hittar den, kan vi kopplas bort.

Styrelsen beslöt att utse systemansvarige (Peter Svensson) att företräda DF för att emotta nyttjanderätt för befintliga 3 C-nät av Lunds Universitet.

§13. OFMA

Ordföranden förklarade mötet avslutat.

Vid protokollet:

Björn Aspernäs, sekreterare

Justeras:

 

Peter Svensson Filip Strandqvist